Cambiar de sistema de facturación sin perder tu historial
Qué llevarte, qué revisar y en qué momento del mes conviene cambiar de sistema de facturación para no perder tu historial ni frenar la operación.
Por Equipo Factivo
El miedo a cambiar de sistema de facturación casi nunca es al sistema nuevo. Es a perder lo que ya tienes: clientes, productos, el historial de comprobantes de los últimos años.
La respuesta corta: los comprobantes que ya emitiste siguen siendo válidos aunque cambies de sistema, porque SUNAT los tiene. Lo que sí tienes que llevarte —y guardar— es tu información: tus clientes, tus productos, el último número de cada serie y los archivos de tus comprobantes.
Van los puntos que importan.
Qué te tienes que llevar
Clientes. Tu cartera con RUC o DNI, razón social y datos de contacto. Es lo que más duele volver a cargar a mano.
Productos y precios. Tu catálogo, con códigos si los usas. Si tienes inventario, también el stock actual.
Series y correlativos. Es el punto crítico, y tiene su propia sección más abajo.
Los archivos de tus comprobantes. No es solo comodidad: es una obligación, como verás en la siguiente sección.
Tu historial: sigue válido, pero guardarlo es cosa tuya
Los comprobantes ya emitidos siguen siendo válidos estés en el sistema que estés: se pueden verificar en la consulta de validez de SUNAT.
Conservarlos, en cambio, te toca a ti. El Código Tributario obliga a guardar los libros, registros y documentos de tus operaciones cinco años, o el plazo de prescripción del tributo si es mayor, contados desde el 1 de enero del año siguiente al vencimiento de la declaración correspondiente (art. 87, num. 7). La prescripción general es de cuatro años, y de seis si no presentaste la declaración (art. 43): en la práctica, casi siempre manda el plazo de cinco años.
Por eso, antes de cerrar la cuenta del sistema anterior, descarga de cada comprobante el XML, el PDF y la constancia de recepción de SUNAT. El XML firmado es el comprobante en sí; el PDF es su representación impresa, que por sí sola no tiene valor tributario (SUNAT).
El error que sí cuesta caro
Duplicar la numeración de una serie.
Una factura no puede llevar un número que ya se utilizó (SUNAT). Si tu serie iba por el 1,240 y el sistema nuevo arranca desde cero, tarde o temprano vas a emitir un número repetido.
Antes de emitir el primer comprobante en el sistema nuevo, verifica en qué número quedó cada serie que usas y configúralo para que continúe desde ahí. Un rato de revisión que evita un descuadre difícil de arreglar después.
Tu conexión con SUNAT no viaja con los datos
El sistema nuevo necesita dos cosas tuyas que no se copian: se configuran.
- Un usuario secundario de SOL propio, con los permisos de emisión. Si todavía no lo tienes, aquí está el paso a paso.
- Tu certificado digital. Si es el gratuito de SUNAT, lo descargaste tú desde el buzón de SOL, así que puedes cargarlo en el sistema nuevo (trámite en gob.pe). Anota cuándo vence: dejarlo vencer es el error que más detiene la emisión.
Cuando termines el cambio, suspende o elimina el usuario secundario del sistema anterior. SUNAT te deja hacerlo en cualquier momento (gob.pe), y así el sistema viejo deja de poder enviar comprobantes con tu RUC.
Tu registro de ventas y compras no se rompe
Si ya llevas el SIRE, la propuesta de SUNAT para tu registro de ventas sale de los comprobantes que SUNAT recibió, vengan del sistema que vengan (R.S. 112-2021). Lo que conviene es revisarla con calma el mes del cambio, con los dos sistemas a la vista. Cómo funciona esa propuesta está en SIRE de SUNAT: qué es y cómo funciona la propuesta.
Cuándo hacer el cambio
El mejor momento es el inicio de mes. El corte queda limpio, tus reportes no quedan partidos a la mitad y tu contador no tiene que armar el cierre con datos de dos sistemas.
El peor momento es tu temporada alta. Aunque la migración sea simple, tu equipo va a estar aprendiendo pantallas nuevas. Que no sea la semana con más ventas del año.
Deja el sistema anterior a mano unos días, solo para consultar. Dos sistemas emitiendo sobre las mismas series es la forma más rápida de duplicar numeración.
La lista para el día del cambio
- Exporta tus clientes y tus productos.
- Anota el último número de cada serie que usas.
- Descarga el XML, el PDF y la constancia de recepción de tus comprobantes.
- Crea el usuario secundario nuevo y carga tu certificado en el sistema nuevo.
- Configura las series para que continúen donde estaban.
- Emite el primer comprobante y confirma que SUNAT lo aceptó.
- Suspende o elimina el usuario secundario del sistema anterior.
Cómo lo hacemos nosotros
Si vienes de otro sistema, nuestro equipo te acompaña: cargamos tus clientes, tus productos y tu stock, y configuramos las series para que continúen donde estaban. Tus comprobantes anteriores siguen siendo válidos en SUNAT; lo que trasladamos contigo es la información con la que vas a seguir operando.
No es un trámite que tengas que resolver solo.
¿Estás evaluando el cambio? Escríbenos y revisamos juntos qué información tienes hoy y cómo traerla.
Los plazos y las reglas los define SUNAT y pueden cambiar. Para tu caso puntual, consúltalo con tu contador.